Ik werd door Marjolijn van der Gronden, HR recruiter en adviseur bij Rvdb, geïnterviewd over thuiswerken. Met als kernvragen: Voor wie werkt thuiswerken nou wel en niet? Wat is er in theorie bekend over thuiswerken, en hoe vertaald zich dit naar de praktijk? Wat kunnen HR-professionals en leidinggevenden hieruit meenemen? Bij deze het interview:
'Om de brug te slaan tussen de praktijk en de wetenschap heb ik contact gezocht met organisatiepsycholoog dr. Kiki de Jonge, universitair docent aan de Rijksuniversiteit Groningen en eigenaar van Groeiflow coaching. Zij doet onder andere veel onderzoek naar effectief thuiswerken en ik ben getriggerd om juist nu haar visie te horen op thuiswerken. Ik structureer dit artikel aan de hand van vragen die ik veel hoor in de praktijk.
Wel of niet excellerende medewerkers bij thuiswerken?
Veel hr professionals en collega’s kunnen niet wachten om weer dagelijks naar kantoor te gaan. Daar kunnen ze volgens henzelf het meeste werk verzetten. Anderen vinden het juist fijn om veelal thuis te werken en krijgen thuis meer werk gedaan. Kiki beschrijft dat veelal blended working een ideale vorm van beiden is: Taken waar je goed je hoofd bij moet houden kun je meestal optimaal ongestoord thuis doen, waar je niet afgeleid wordt en dus goed de diepte in kunt gaan. De taken die verbindend van aard zijn het liefst op kantoor, waarbij de fysieke werkplek meer een meer een creatieve ontmoetingsplek kan zijn. Een plek waar je ideeën kunt opdoen, elkaar inspireert en elkaar verder helpt. Het uitwerken van die ideeën en ze tot uitvoer brengen doe je vervolgens weer thuis waar je ongestoord aan de slag kunt gaan. Dit is ook hoe Marjolijn haar werk het liefst inricht. Per persoon verschilt weer in welke mate je graag thuis of op kantoor werkt. Veel organisaties hebben vragen omtrent het effect op de productiviteit van de medewerker. Begrijpelijk gezien de hiervoor beschreven gemengde verhalen van werknemers over de productiviteit. Het antwoord van Kiki de Jonge op de vraag hoe het zit met het excellerend vermogen en de productiviteit van medewerkers in deze gedwongen thuiswerksituatie verbaasde mij dus niks:
“Het is belangrijk ons te beseffen dat de huidige thuiswerksituatie is ontstaan vanuit een noodsituatie. Voor de coronatijd konden we meer zelf beslissen wanneer we naar kantoor gingen of juist gingen thuiswerken. Idealiter wordt deze keus per persoon en werkopdracht afgestemd om tot optimaal werkresultaat te komen. In de huidige gedwongen thuiswerksituatie kunnen we niet volstaan met alleen naar het thuiswerken zelf te kijken. Onzekerheid en stress over gezondheid, vrijheid, privéomstandigheden en financiële stabiliteit, spelen immers juist nu een belangrijke rol. Dat kan de productiviteit ook beïnvloeden. Ook praktische omstandigheden zoals (het gebrek aan) een goede werkplek thuis spelen mee. Zo sprak ik laatst iemand die nu zijn strijkplank gebruikte als bureau. Een extreem voorbeeld. Ook zagen we dat toen de kinderopvang en scholen dicht waren, jonge ouders vaak zakelijke gesprekken moesten voeren terwijl de kinderen druk door de kamer hobbelden. Andere verhalen gaan over de extra stress en onzekerheid. Blijf ik gezond? Blijft het goed gaan met mijn ouders? Houd ik mijn baan?"
Andere manier van leidinggeven nodig?
Het is herkenbaar dat mensen nu meer zorgen hebben. Ik kan me voorstellen dat de productiviteit te stimuleren is door leiding te geven op maat en te kijken naar individuele behoeftes. Zo wordt het voor mij mogelijk gemaakt vaker naar kantoor te gaan als ik me maar goed van tevoren aanmeld zodat er iedere dag kan worden bijgehouden met hoeveel we op kantoor zitten. Zolang we niet het maximale vastgestelde aantal collega’s op kantoor overschrijden heb ik de vrijheid zo mijn week in te plannen precies zoals het voor mij het beste werkt. Dat er met mij en mijn collega’s over in gesprek wordt gegaan en die mogelijkheid geboden wordt door leidinggevenden geeft aan dat er op individuele behoeftes wordt ingespeeld door de leidinggevenden. Hoe ziet Kiki de Jonge deze verschillende behoeftes van medewerkers en manieren van leidinggeven?
“Behoeftes van werknemers verschillen per persoon, per project en per thuiswerksituatie. Ik heb hier onderzoek naar gedaan. Voor de één is structuur belangrijk waarbij duidelijk is wat er van diegene verwacht wordt en hoe diegene graag te werk gaat. Thuiswerken maakt het lastig structuur zoals je gewend bent te behouden. Er wordt meer autonomie verondersteld en vereist. Meer dan voorheen moet de medewerker zichzelf aansturen en zelf keuzes maken. Leidinggevenden zouden kunnen helpen door structuur en ondersteuning te bieden, bijvoorbeeld door dagindelingen met de medewerker te bespreken of de dag te starten met een kort werkoverleg.
De ander gedijt juist in een autonome rol en vindt het heerlijk om zelf beslissingen te kunnen nemen. Voor deze medewerkers kan thuiswerken juist heel goed werken. Hier is het belangrijk dat een leidinggevende deze medewerker die ruimte geeft met hulp binnen handbereik mocht dit nodig zijn.
Een laatste behoefte waar ik onderzoek naar heb gedaan is verbondenheid. Verbondenheid met je collega’s en met de organisatie. Door het volledige thuiswerken zie je je collega’s fysiek minder en verlies je dus ook de small talk bij het koffiezetapparaat. Belangrijk is hier te beseffen dat deze praatjes ook virtueel kunnen. Je hoeft je collega’s tijdens een online meeting niet alleen werkinhoudelijk te spreken maar vraag even naar elkaar. Creëer als leidinggevende in dit geval ruimte om te bespreken hoe het met iedereen gaat en drink een keer informeel een online kop koffie met elkaar. Of plan een online informele koffiepauze zonder enig werkinhoudelijk doel waarbij wie kan en wil aan kan sluiten. Zo zoek je die verbondenheid op.”
Interessant, de behoefte van verbondenheid gaat dus enerzijds om de verbinding met collega’s maar ook de verbinding met de organisatie in zijn geheel waarvoor je werkt. Organisaties hebben het vaak over het “DNA” van de organisatie en met de gedwongen thuiswerksituatie moet ervoor gezorgd worden dat die verbinding gewaarborgd wordt voor de medewerkers op afstand. Uit het antwoord van Kiki maak ik op dat die verbinding te faciliteren is als leidinggevende door bijvoorbeeld informele koffiepauzes of teammeetings in te plannen en te blijven communiceren over waar de organisatie voor staat. Zo speel je in op de behoefte van medewerkers om verbonden te blijven bij collega’s maar ook bij de organisatie in zijn geheel.
Raak je elkaar kwijt?
Sommige organisaties hebben geworsteld met het gedwongen moeten loslaten van controle op de thuiswerker. Dat voelde onnatuurlijk. Klanten geven bijvoorbeeld aan dit loslaten lastig te vinden aangezien je niet weet wat mensen aan het doen zijn op een dag. Doen zij onder werktijd de was, kijken zij naar een film of rennen ze een rondje in het park? Een andere klant had het er duidelijk gemakkelijker mee de medewerkers los te laten. Zij zagen zelfs in de productiviteitscijfers dat men nog productiever was geworden sinds de coronacrisis. Gemengde verhalen uit de markt dus. Meer en meer ben ik benieuwd naar of het terecht is medewerkers te vertrouwen op afstand. Kiki de Jonge zegt hierover het volgende:
“De uitdaging zit hem met name in het vertrouwen kweken in de organisatie dat medewerkers hun best gaan en blijven doen. Ga uit van het goede in de mens. Uit onderzoek blijkt dat werk een belangrijk onderdeel van ons leven vormt en wij daar graag serieus mee bezig zijn. Mensen kunnen vertrouwen en mildheid goed gebruiken in deze tijd. De productiviteit van medewerkers zal juist gestimuleerd worden wanneer leidinggevenden de situatie van de thuiswerker vanuit vertrouwen proberen te begrijpen en samen op zoek gaan naar maatoplossingen. Vraag aan je werknemers waar ze behoefte aan hebben en op welke momenten ze effectief werken. Vertaal dit naar de thuiswerksituatie van de werknemer.”
En dus aan alle werknemers: grijp je kans om je behoeftes uit te spreken naar je leidinggevende. Op die manier haal jij als werknemer ook het beste uit jouw thuiswerksituatie. Samen ontwikkel je je organisatie. Om een werkende situatie te kunnen creëren voor iedereen heb je een ijzersterk HR-team nodig!
“Daarbij loopt werk in de nieuwe thuiswerksituatie door in het privéleven. Mensen hebben snel de neiging altijd bereikbaar te (moeten) zijn. Wanneer pauzeer je en wanneer stop je voor de dag? Uit effectiviteitsonderzoek blijkt dat mensen thuis geneigd zijn minder pauze te nemen en langer door te werken. Omdat je laptop binnen handbereik ligt, kun je hem zo nog even opendoen. Over het algemeen werken mensen thuis dus juist meer in plaats van minder. Dit vraagt vanuit HR en de leidinggevende om alert te blijven dat mensen ook voldoende rust en pauze blijven nemen. Effectiviteitsonderzoek laat zien dat juist regelmatig pauzeren en afschakelen ten goede komt voor de productiviteit en werkplezier.”
One size doesn’t fit all!
In het gesprek met organisatiepsycholoog Kiki de Jonge, met organisaties en hr professionals vallen vooral de verschillen op. Er is grote vraag naar maatwerk in leidinggeven, organisatieontwikkeling en ondersteuning vanuit het HR-team. Door de coronacrisis heeft werkend Nederland een snelle spurt gemaakt in het werkbaar en leefbaar maken van deze gedwongen thuiswerksituatie. Echter, de blijvende voordelen, dat iedereen een vorm kan vinden om effectief thuis te kunnen werken op zijn of haar manier, moeten wij nog met elkaar ontwikkelen. Kiki de Jonge en ik denken hierbij graag met je mee.
Thuiswerken zal de komende tijd hoog op de agenda blijven staan. Dus HR-teams, wij rekenen op jullie! Adviseer je medewerkers en leidinggevenden in de organisatie dat iedereen anders is en dus iedereen andere behoeftes heeft op het gebied van thuiswerken. Ga uit van de verschillen en het goede van de mens, vertrouw elkaar en stimuleer op deze manier de productiviteit! One size doesn’t fit all!'
Het interview is ook te vinden op: https://www.rvdb.nl/blog/Thuiswerken